Ez egy PR cikk
Konferenciát a konferenciaboltból ― adná magát a megoldás, és ez csak félig vicc. Valóban vannak ugyanis olyan konferenciaközpontok, konferenciaszervező cégek, amelyeknek a segítségére bátran támaszkodhatunk. Mégsem árt, ha az ember maga is tisztában van azzal, milyen veszélyek fenyegetik a leggyakrabban egy konferencia sikerét, azaz: hogy milyen bakikat célszerű elkerülni a szervezéskor.
Ki ismerné jobban a rendezvényünk fókuszába állított témát, vagy a célt, amelyet el szeretnénk érni, mint mi? Természetesen az is elengedhetetlen, hogy tisztában legyünk azzal, kikhez kívánunk szólni, ki lesz a konferencia közönsége. Ha mégsem találjuk meg e két tényező között a legegyértelműbb, releváns kapcsolódási pontot, amely ráadásul aktuális is, elhibázhatjuk a témaválasztást. Ennek „köszönhetően” a potenciális résztvevők számára nem lesz érdekes konferenciánk üzenete; lehet, hogy nem is fognak eljönni kellő számban.
A helyszínválasztáskor érdemes körültekintően megvizsgálni a konferenciaközpontok ajánlatait, de akár egy általában más funkciót betöltő helyszínt is választanunk, például egy sportközpontot vagy egy könyvtárat. Arra mindenképp figyeljünk, hogy nem engedhetjük meg a zsúfoltságot, azt, hogy egyeseknek ne legyen helye – tehát legyen elég nagy a tér. De az sem ideális, ha üres a terem, ez ugyanis rontja a hangulatot és a presztízst, azt a látszatot kelti, hogy témánk nem igazán érdekli a szakmát. Az sem mindegy, hogyan érhetik el a helyszínt vendégeink – például lehet-e parkolni a közelben. Ha szállásra is szükség van, nem mindegy, rendelkezésre áll-e elegendő és megfelelő minőségű szoba.
Egy igazán érdekes előadás – és egy jó konferencián nyilván ilyenekre számítunk – ma már elképzelhetetlen technikai eszközök nélkül. Pontosabban szólva: hibátlanul működő technikai eszközök nélkül. Érdemes elkerülni például, hogy az előadók a saját laptopjaikat használják, hiszen így felesleges kockázatot vállalunk, ha ezek tökéletes működéséről nem tudunk előzetesen megbizonyosodni. Ha pedig nem figyelünk oda arra, hogy a hangosítás és a különböző szemléltető eszközök hibátlanok legyenek, hogy megfelelő, hozzáértő személyzet is rendelkezésre álljon a működtetésükhöz, kellemetlen helyzetbe kerülhetünk.
Ilyen esetben nem elég, hogy az amatőr hatás kedvezőtlenül befolyásolja a brandünk megítélését, de minden csúszhat, felborulhat a napirend. Összességében a technika ördöge képes tönkretenni a legizgalmasabb konferenciát is.
A szervezés és a rendezés millió részfeladatból áll. Muszáj, hogy átlássunk mindent, de nem csinálhatjuk egyedül az egészet. A megfelelő, profi csapaton nagy hiba lenne spórolni. Mindig legyen valaki, aki céltudatosan és színvonalasan tájékoztatja a vendégeket, aki odafigyel a technikára, aki nem hagyja, hogy elfogyjon a kávé vagy a pogácsa. Ha valamely tennivalónak nincs gazdája, abból könnyen kapkodás és zűrzavar lehet, azt pedig biztosan nem szeretnénk.
A konferencia nemcsak előadások meghallgatását jelenti, hanem egyfajta szakmai közösségi élményt is kínál. Persze csak akkor, ha minden jól megtervezett, kiszámítható mederben folyik. Ha mindig mindenki tisztában lehet azzal, mikor mi következik, mikor lesz új előadás, mikor lesz étkezés, mikor nyílik tér esetleg szabadidős programokra, vagy kötetlen beszélgetésekre a kollégákkal. Egyáltalán nem kizárt, hogy a meghívottak egy része dohányzik, így rájuk is gondolni kell. Legyen hely és idő, hogy áldozzanak káros szenvedélyüknek.
Szóval gondolni kell mindenre, és elég időt is kell hagyni mindenre. A feleslegesen feszített menetrend mindenkinek kényelmetlen egy kicsit, ráadásul előbb-utóbb nem is lesz tartható, és akkor borul minden. Ha rosszul terveztünk, a résztvevők nem fogják annyira jól érezni magukat a konferenciánkon, mint amennyire mi szeretnénk.
Nyilvánvaló, hogy egy konferencia sikerére sokféle veszély leselkedik, a technika ördögétől kezdve egészen a kihűlt kávéig. És mégis érdemes belevágni a szervezésbe, hiszen lehet ezt jól csinálni, és ha sikerül, azzal számos előnyt kölcsönözhetünk a márkánknak. Csak kell egy remek csapat, oda kell figyelni mások tapasztalataira, meg kell találnunk a tökéletes konferenciaközpontot és számba venni a részleteket. Ha pedig úgy érezzük, hogy mindez túlmutat a képességeinken, kérjünk segítséget egy profi cégtől!
(Fizetett PR cikk)
